¿CÓMO PROTEGER TU PATRIMONIO DIGITAL?
Por: Julia Rodríguez. Socio | Asesor.
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La información generada en distintos medios informáticos y la que esta soportada en medio papel, suele ser infravalorada puesto que se piensa la posibilidad de su reposición, o de su fácil de reproducción en otros sistemas.
Pero lamentablemente, cuando tenemos alguna contingencia que afecta nuestros archivos digitales o electrónicos o se queman o se extravian nuestros documentos, nos damos cuenta del valor del intangible consistente en el patrimonio de la información.
El contenido impreso da seguridad hasta la fecha y resulta irremplazable en distintas operaciones tanto comerciales como legales, y por ello se ha dado una resistencia en reconocer qué el patrimonio digital no tuviere tanto valor.
Sin embargo, las distintas crisis económicas y sociales, establecen la prioridad de mantener la información lo más resguardada posible y con ello se exige cada vez más la organización y la protección de las bases de datos tanto impresas como digitales.
La protección del patrimonio digital tiene dos vertientes, la primera relacionada con el almacenamiento físico ya sea en soporte electrónico o mediante el almacenamiento conforme a la impresión en archivos físicos, Y por otro lado mantener la contratación de los sistemas de nubes o denominados iCloud y que pueden ser gratuitos o de paga.
Seamos honestos en esta vida nada es gratis, por lo que los servicios gratuitos de almacenamiento en la nube implican un pago en especie consistente en proporcionar información y claramente limitados en el almacenamiento, lamentablemente la tecnología tiene un costo de volumen cada vez más grande, por lo que claramente los servicios gratuitos están expectantes de que suban los requerimientos y se sature para con ello pagues los siguientes servicios que requieran mayor almacenamiento.
Por esa razón, es importante que cada seis meses tengas una depuración de la información y busques alternativas accesibles que siguen siendo eficaces en el almacenamiento de grandes volúmenes de documentos tanto electrónicos como digitales, No es que seas un gran corporativo pero seamos claros cada año almacenamos una gran cantidad de facturas, comprobantes de pago y fotografías relacionadas con nuestras distintas operaciones de carácter comercial o empresarial.
La legislación mexicana protege los registros contables tanto personales como comerciales, en el que el domicilio fiscal ya sea de carácter electrónico o físico, requiere de un acto de intervención donde se justifique porque la autoridad verificará la información que generas en relación con tu contabilidad.
Tu patrimonio digital abarca precisamente la contabilidad que llevas a lo largo del ejercicio fiscal y en ocasiones la información puede ser vulnerada por una pérdida de la contraseña en el mejor de los casos, o cuando desafortunadamente se extravía o se pierde el celular y con ello se pierden los accesos de un innumerable inventario de accesos digitales, que suelen también incluir el correo electrónico personal o el empresarial.
En síntesis, proteger tu patrimonio digital implica organizar adecuadamente tus contraseñas, administrar tus perfiles, mantener una disciplina en la grabación de los archivos y de un escaneo profesional y sistémico, no requieres una gran inversión pero si es importante tomar en cuenta que se trata de una tarea continua y en la cual incluso cuando compartes la información se hace indispensable la firma de un convenio de confidencialidad, del mismo modo adoptar una política de compartimentación de la información de forma controlada mediante la firma de los acuerdos de acceso a tu patrimonio digital, donde limites y establezcas reglas y sanciones qué de quién es abusen del ejercicio de tus contenidos.
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